Documenti per la successione: la lista completa per gli eredi

A cosa servono i documenti della successione

La dichiarazione di successione è l’atto con cui gli eredi comunicano all’Agenzia delle Entrate cosa ha lasciato il defunto: immobili, conti, titoli, quote societarie, debiti. Va presentata entro 12 mesi dal decesso e serve a calcolare le imposte e a volturare gli immobili. Ma i documenti elencati qui non servono solo a quello: banche, assicurazioni e INPS chiedono in gran parte le stesse carte.

Il problema non è la lista in sé. Il problema è che quasi ogni voce presuppone di sapere qualcosa che solo il defunto sapeva: in quale banca era il conto, quale compagnia aveva emesso la polizza, quale notaio aveva ricevuto il rogito, dove era stato messo il testamento.

I documenti sulla persona e sugli eredi

• Certificato di morte, in più copie, rilasciato dal comune.
• Codice fiscale del defunto e di ciascun erede, con i documenti di identità.
• Certificato o autocertificazione dello stato di famiglia e dell’ultima residenza del defunto.
• Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà: un documento firmato da un erede che indica chi sono gli eredi, in base a quale titolo si eredita e se esistono testamenti. Molte banche vogliono invece l’atto notorio vero e proprio, reso davanti a un notaio o al cancelliere con testimoni.
• Atto di matrimonio, sentenza di separazione o di divorzio, se rilevanti per stabilire chi eredita.

Se un erede rinuncia all’eredità o la accetta con beneficio d’inventario, serve anche la copia del relativo atto, ricevuto dal notaio o dalla cancelleria del tribunale. Sono scelte con conseguenze durature: prima di farle, parla con un notaio o un avvocato.

Il testamento, se esiste

Un testamento olografo va pubblicato da un notaio prima di poter essere usato in qualsiasi pratica: alla successione si allega il verbale di pubblicazione. Un testamento pubblico è già presso il notaio che lo ha ricevuto. Se non sai se esiste un testamento, il Registro Generale dei Testamenti e il Consiglio Notarile del distretto possono aiutarti a scoprirlo.

In assenza di testamento si applica la successione legittima: eredita chi indica la legge, nelle quote che indica la legge. Anche in questo caso l’Agenzia vuole sapere chi sono gli eredi e come sono imparentati con il defunto, e per questo servono gli atti di stato civile.

I documenti sui beni immobili

• Visure catastali aggiornate di ogni immobile e terreno, con rendita e dati catastali.
• Atti di provenienza: il rogito di acquisto, la precedente successione o la donazione con cui il defunto aveva ricevuto il bene.
• Per i terreni, il certificato di destinazione urbanistica rilasciato dal comune.
• Il contratto di mutuo in corso, perché il debito residuo si deduce dall’attivo ereditario.
• Eventuali contratti di locazione e i dati dell’amministratore di condominio.

Le visure si ottengono facilmente dall’Agenzia delle Entrate, anche online. Gli atti di provenienza no: sono nell’archivio del notaio che li ha ricevuti, e trovare quel notaio quindici o trent’anni dopo è una delle ricerche più frequenti in una successione. Se il notaio ha cessato l’attività, gli atti sono passati all’Archivio Notarile.

I documenti su conti, investimenti e polizze

Per ogni banca o intermediario serve la certificazione dei saldi alla data del decesso: conti correnti, depositi, libretti, dossier titoli, fondi, gestioni patrimoniali. La rilascia la banca, ma devi sapere quali banche interpellare. In caso di dubbio gli eredi possono chiedere all’Agenzia delle Entrate l’elenco dei rapporti finanziari intestati al defunto: è però un elenco di rapporti, non di saldi, e non copre conti all’estero o piattaforme digitali.

Le polizze vita hanno un trattamento particolare: la somma spetta al beneficiario designato per diritto proprio e in genere non entra nell’asse ereditario, ma la compagnia chiede comunque il certificato di morte, il documento del beneficiario e spesso una dichiarazione sostitutiva. Le polizze vanno cercate: nei contratti, nelle comunicazioni annuali, negli estratti conto da cui usciva il premio.

Vanno raccolti anche i documenti sulle passività: debiti verso banche, cartelle esattoriali, spese mediche degli ultimi mesi e spese funerarie, perché alcune si deducono dall’attivo secondo le regole in vigore. Anche qui il commercialista sa cosa conta; tu devi sapere dove sono le carte.

Altri beni che si dimenticano

• Quote societarie e partita IVA: visura camerale, statuto, ultimo bilancio, il commercialista che segue l’attività.
• Veicoli: certificato di proprietà e libretto di circolazione.
• Cassetta di sicurezza: il contratto, perché va aperta alla presenza di un funzionario e con un inventario del contenuto.
• Oggetti di valore, gioielli e contanti, e il luogo in cui si trovano.
• Crediti verso terzi: prestiti a familiari, caparre, cauzioni.
• Criptovalute e conti presso piattaforme estere, che nessun elenco ufficiale italiano rivela.

Perché le famiglie non trovano questi documenti

Non per disordine. Ognuno di questi documenti, quando è stato prodotto, aveva un senso solo per chi lo ha firmato: il rogito è finito dove il defunto archiviava le cose importanti, la polizza è rimasta in una cartella email, l’estratto conto arriva in formato digitale in una casella a cui nessuno ha accesso. Il defunto sapeva dove guardare. La famiglia no.

Il risultato tipico è una successione che si allunga di mesi, con un professionista che chiede documenti che nessuno sa dove cercare, e un erede che scrive a banche a caso per capire se esistesse un conto. Ogni settimana di ritardo si somma ai 12 mesi che corrono comunque.